عنوان مقاله: نقش برنامه ریزی نیروی انسانی و راهکارهای بهینه سازی آن
مولفین: دکتر حسین گنجی نیا و سمانه اخوان فومنی (دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی ، دانشگاه آزاد اسلامی واحد رشت)
موضوع: مدیریت منابع انسانی
سال انتشار(میلادی): 2011
وضعیت: تمام متن
منبع: ارسال شده توسط عضو پایگاه مقالات علمی مدیریت www.SYSTEM.PARSIBLOG.com
تهیه و تنظیم:  پایگاه مقالات علمی مدیریت www.SYSTEM.PARSIBLOG.com
چکیده: برنامه ریزی نیروی انسانی به سازمان کمک می کند تا از وضعیت نیروی انسانی خود، نیروهای مازاد، کمبود نیروی انسانی  در بخش های مختلف و یا در تعادل بودن آن ها اطمینان حاصل کند، و مطمئن شود کارکنان مناسب در مشاغل مناسب و در زمان مناسب منصوب شده اند. برنامه ریزی نیروی انسانی به سازمان کمک می کند تا تغییرات سازمانی و محیطی مرتبط با فعالیت های خود را با حداقل هزینه ها مورد ارزیابی قرار داده و نسبت به انطباق وضعیت سازمان با تغییرات رخ داده با حداقل هزینه اقدام نماید. برنامه ریزی نیروی انسانی سبب حصول اطمینان از وحدت و انسجام رو به فعالیت های پرسنلی می گردد. بر همین اساس که لزوم ارائه مدلی جامع و کار آمد که بتواند تمامی مولف های برنامه ریزی نیروی انسانی را به طور هماهنگ پوشش دهد ، ضرورتی اجتناب ناپذیر است.
واژگان کلیدی: برنامه ریزی ، نیروی انسانی، بهینه سازی ، راهکار

مقدمه
برنامه ریزی نیروی انسانی بخش مهمی از پشتیبانی پس از فروش زمینه خدمات با تضمین خدمات است. نیروی انسانی به منزله مهم ترین منابع هر سازمانی است.( Qunhong Tang  and others) در عصر حاضر کمتر جامعه ای را می توان یافت که اداره امور مختلف آن بدون برنامه ریزی به طور اعم و برنامه ریزی نیروی انسانی به طور اخص امکان پذیر باشد. تحقق یافتن اهداف یک سازمان نیازمند طراحی و برنامه ریزی کامل و جامعی است که در آن کلیه نیازمندی ها و منابع تامین آن ها حتی الامکان مورد پیش بینی قرار گیرد. بدیهی است که برنامه ریزی در هر یک از این امور بدون پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز و نحوه تامین ، تربیت و توزیع صحیح آن ، قرین موفقیت نخواهد بود. با برنامه ریزی نیروی انسانی ، ضمن پیش بینی نیازهای آتی پرسنل، استفاده بهینه از نیروی انسانی موجود و انتخاب صحیح کارکنان ، زیربنای آینده یک سازمان به خوبی برنامه ریزی خواهد شد . برنامه ریزی نیروی انسانی در هریک از ابعاد خود سهم موثری در پی ریزی این بنا برعهده خواهد داشت و استفاده صحیح از کارکنان ، مورد توجه خاص قرار گیرد. با توجه به اینکه هر گونه پیشرفت اقتصادی مرهون برنامه ریزی دقیق نیروی انسانی در سطح سازمان است.
امروزه خطوط اصلی برنامه ریزی آموزشی و تامین نیروی انسانی مورد نیاز در سازمان های مختلف ، تابع برنامه ریزی نیروی انسانی شده است. بدون شک مهمترین منبع هر سازمان ، نیروی انسانی آن است عوامل تشکیل دهنده این نیرو ، موجودات با احساس و شعوری هستند که چنانچه انگیزش کافی داشته باشند توان، استعداد و مهارت خود را در خدمت سازمان بکار خواهند گرفت و چرخ های آن را به حرکت در خواهند آورد . بنابراین موفقیت و پیشرفت هر سازمان به نیروی انسانی آن بستگی مستقیم دارد. بنابراین برای تامین ، نگهداری و آموزش نیروی انسانی مورد نیاز هر سازمان باید برنامه ریزی نمود، اما نیروی انسانی مانند سایر منابع سازمان نیست که چون در اختیار سازمان قرار گرفت برای همیشه در آن بماند  بلکه پیکره آن را انسانهای مختاری تشکیل می دهند که ممکن است به دلایل گوناگون سازمان را ترک کنند. لذا برای نیروی انسانی بعد از تجزیه و تحلیل شغل از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی به حساب می آید.( سید جلیل لاجوردی، پژوهشنامه اقتصادی ، شماره 216)

مواد و روش ها
تعریف برنامه ریزی نیروی انسانی (HRM)
به زعم علمای منابع انسانی ، باید بر استراتژی برنامه ریزی نیروی انسانی  به عنوان وسیله ای که بطور مستقیم در تحقق اهداف سازمان نقش دارد ، تاکید و توجه خاصی مبذول نمود. زیرا به عقیده این دانشمندان از طریق برنامه ریزی نیروی انسانی، مدیران قادر خواهند بود تا افراد مناسب را در زمان و محلی مناسب در خدمت داشته باشند، تا هم در جهت تحقق اهداف سازمان و هم تحقق اهداف فردی هر انسان شاغل با موفقیت روبرو شوند . با توجه به موضوع فوق در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی تعاریف زیادی وجود دارد که عبارت است از :
اولین و ساده ترین تعریفی که از برنامه ریزی نیروی انسانی شده است ، متعلق به ملیکوج و ماهوتی (1979) است که گفته اند ((برنامه ریزی نیروی انسانی عرضه و تقاضای آتی کارکنان را به طور نظام یافته در سازمان ها پیش بینی می کند)).( رمضان جهانیان ، دانش و پژوهش در علوم تربیتی – برنامه ریزی درسی ، شماره 24)
- برنامه ریزی نیروی انسانی به تلاشی اطلاق می گردد که آینده شرکت را از نظر تقاضای محیطی پیش بینی می کند و شرایط بکارگیری نیروی انسانی را جهت اجراء و رفع تقاضا فراهم می آورد.(پژوهشنامه اقتصادی ، شماره 209، سیدجلیل لاجوردی)
- از نظر دسنزو  و رابینز (1989) (( برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که یک سازمان را از داشتن تعداد و انواع درست نیروی انسانی که در جای مناسب و زمان درست قرار گرفته  و بتواند به طور اثر بخش و کارآ وظایف خود را انجام بدهند و به اهداف کلی سازمان دست یابند مطمئن می سازد . (دانش و پژوهش در علوم تربیتی – برنامه ریزی درسی ، شماره 24، رمضان جهانیان)

روند تاریخی مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی یکی از حوزه های مطالعاتی قرن حاضر به حساب می آید ، در حالی که مطرح شدنش در حوزه مدیریت استراتژیک بیش از دو دهه قدمت ندارد. موفقیت های اقتصادی کشور ها بعد جنگ جهانی دوم و حرکت های وسیع توسعه  پاره ای از کشورهای خاور دور، در معرفی اهمیت منابع انسانی در پیشرفت سازمان ها و جوامع ، نقشی کاملا چشم گیر داشته است. لازم به ذکر است که در آغاز ، وظایف مدیریت پرسنلی به اندازه امروز متنوع و گسترده نبوده ، بلکه به استخدام ، اخراج  یا کنترل کارکنان منحصر می شده و معمولا توسط سرپرستان اجرایی انجام میشده
است. با توسعه واحدهای تولیدی و افزایش تعداد کارکنان ، دیگر برای سرپرستان فرصت درگیر شدن با مسائل استخدام ، پرداخت حقوق و رسیدگی به پرونده ها و سوابق کارکنان باقی نماند و به این ترتیب وظایف مربوط به امور کارکنان به کارمندانی محول شد که کار آن ها فقط رسیدگی به این امور بود. این گروه اولین متخصصین مدیریت پرسنلی را تشکیل می دادند. جنبش رفاه کارگران که در اواخر سال 1800 میلادی آغاز شد، کارفرمایان را به این واقعیت آگاه کرد که باید به امور رفاهی کارکنان توجه کافی مبذول شود. این طرز تفکر باعث شد که شغلی با عنوان مسئول امور رفاهی کارکنان در بسیاری از سازمان ها به وجود آید. این شغل که سر آغاز ایجاد حرفه مدیریت پرسنلی به حساب می آید ، مسئولیت امور فرهنگی ، مسکن، بهداشت، درمان، آموزش و وسایل ورزش و تفریح کارکنان را به عهده داشت و معمولا اشخاصی در مقام مسئول امور رفاهی انتخاب می شدند که سابقه کار در سازمان های خیریه و رفاه عمومی داشتند. بعد ها بسیاری از سازمان ها کلاس هایی تشکیل دادند تا اشخاصی را برای کار در مشاغل مربوط به امور رفاهی تربیت کنند . با این که بعضی از وظایف مربوط به مدیریت منابع انسانی توسط مسئولین امور رفاهی سازمان ها انجام می گرفت، اما تشکیل اداره یا دایره امور پرسنلی در قالب تخصص حرفه ای خود، در کادر ستاد سازمان ها آغاز شد. اولین کلاس دانشگاهی برای تربیت کادر امور استخدامی در سال 1915 در کالج دارت موث تشکیل شد.  در 1919 ، حداقل 12 کالج مختلف در امریکا دوره هایی در زمینه مدیریت نیروی انسانی ارائه می کردند.
به طور کلی ، از اوائل 1925 مدیریت نیروی انسانی به صورت یک تخصص حرفه ای مطرح شد و شرکت های بزرگ و ادارات مختلف دولت، دوایر و تشکیلاتی با این عنوان دایر کردند. تلاش های اساتید دانشگاه و برقراری ارتباط با مدیران اجرایی از طریق نشر مقالات مفید در معرفی اهمیت و تکنیک های مدیریت نیروی انسانی ، باعث شد این تخصص یک حرفه شناخته شود، که این خود سبب گسترش فعالیت های مربوط به مدیریت منابع انسانی شد.(مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار، دکتر ناصر میرسپاسی ،ص ص 6و7)

اهمیت  برنامه ریزی نیروی انسانی
عباسپور (1382) در مورد اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی می نویسد ، برخی از فرایندهای اساسی درون سازمان را تسهیل می کند:
1. برنامه ریزی متوالی استمرار رهبری را تسهیل و تضمین می کند که اگر مدیران بدون برنامه ریزی سازمان را ترک کنند ، اختلالی در عملیات روزمره سازمان ایجاد نمی شود یا این اختلال به حداقل می رسد.
2. فراهم بودن کارکنان و مجموعه مهارتهای آنان در آینده برنامه ریزی استراتژیک را تسهیل می کند.
3. بررسی نیازمندی های شغلی و توانایی های کارکنان ، درک تغییرات ، گرایش های نیروی کار در بازار را تسهیل می سازد.
4. با تعیین نیازهای کارکنان در واکنش به برنامه ریزی استراتژیک ، تخصیص منابع و برنامه ریزی بودجه را تسهیل می دهد.
5. سازمان با تعیین مهارتهایی برای کسب اهداف راهبردی مورد نیاز و همچنین تضمین موفقیت شغلی آتی در سازمان ، رشد و گسترش کارمندان را تسهیل می کند.(دانش و پژوهش در علوم تربیتی – برنامه ریزی درسی ، شماره 24، رمضان جهانیان)

مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی
فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی دارای 5 مرحله می باشد که عبارتند از:
مرحله اول : بررسی اهداف آتی سازمان
مرحله دوم: بررسی وضعیت کمی و کیفی نیروی انسانی موجود در سازمان
مرحله سوم: پیش بینی تقاضاهای نیروی انسانی (یعنی برآورد میزان نیروی انسانی مورد نیاز)
مرحله چهارم: پیش بینی عرضه نیروی انسانی ( یعنی برآورد تامین نیروی انسانی مورد نیاز از منابع داخلی یا خارجی)
مرحله پنجم: مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تعیین سیاستهای پرسنلی سازمان بر آن اساس. (پژوهشنامه اقتصادی ، شماره 210، سید جلیل لاجوردی)
مروری بر مبانی نظری تحقیق
برنامه ریزی منابع انسانی از وظایف عمده مدیریت منابع انسانی است که انجام صحیح آن در حفظ و بقای سازمان اثر تعیین کننده دارد . امروزه تغییرات و تحولات مستمر و سریع محیطی و لزوم پاسخگویی به این تغییرات و نیز اهمیت پدیده پیش بینی برای آینده سازمان، اهمیت و ضرورت برنامه ریزی منابع انسانی را دو چندان ساخته است به همین دلیل ، برنامه ریزی منابع انسانی ماهیتی استراتژیک دارد.
برنامه ریزی منابع انسانی (HRM) عبارت است از پیش بینی نیازهای سازمان از نظر منابع انسانی و مراحلی که برای برآوردن آن نیاز ها باید طراحی شود.
قلمرو برنامه های انسانی عبارتند از:
1. برنامه های جذب نیروی انسانی (کارمندیابی ، گزینش و...)
2. برنامه های پشتیبانی کننده ( حقوق و مزایا ، آموزش و ...)
3. برنامه های اطلاعات پرسنلی ( ارزیابی ، موجودی و...)(دو ماهنامه علمی _ پژوهشی دانشور رفتار ،شماره 11، دکترجیران محمدی و همکاران)

فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی دارای سه مرحله اساسی زیر است:
الف) بررسی و پیش بینی احتیاجات انسانی سازمان،
ب) بررسی و ارزیابی منابع انسانی موجود در سازمان،
ج)مقایسه احتیاجات و موجودی منابع انسانی.
الف) بررسی و پیش بینی احتیاجات انسانی سازمان
نیاز به منابع انسانی در هر سازمان ، متغیر است، و اگر استراتژی سازمان،گسترش، توسعه، حفظ وضع موجود، کوچک کردن خود و...باشد، بدون شک در کم و کیف منابع انسانی مورد نیاز آن سازمان موثر خواهد بود. برای پیش بینی نیروی مورد نیاز سازمان ، روش های متعدد کمی و کیفی وجود دارد. از روشهای کیفی می توان به روش قضاوت کارشناسی و تکنیک دلفی و از روش های کمی به روش تجزیه و تحلیل روند و شبیه سازی اشاره کرد. روش های پیش بینی عرضه به دو دسته روش های قطعی و احتمالی تقسیم شده اند.در روش های قطعی، ریزش و جابه جایی نیروی انسانی برای مدت زمان معین محاسبه می شود و از این طریق ، منابع انسانی موجود به عنوان عرضه منابع انسانی از داخل در نظر گرفته می شود. روش های احتمالی ، تغییرات بر حسب فراوانی  وقوع احتمالی آن ها پیش بینی می شوند. روش های احتمالی فقط در سازمان های بزرگ و با پراکندگی جغرافیایی زیاد استفاده می شوند و برای سازمان های نسبتا کوچک که تغییرات منابع انسانی آن ها چشمگیر نیست کاربرد ندارند.
ب) بررسی و ارزیابی وضعیت موجود سازمان
بررسی و ارزیابی منابع انسانی موجود در سازمان به کمک دو ابزار اساسی موجودی مهارت و موجودی مدیریت انجام می شود. تجارب و استعداد و آموزش کارکنان غیر مدیریتی است و موجودی مدیریت شامل اطلاعاتی درباره مدیران و سرپرستان سازمان است و با آن ، استعداد سازمان برآورد می شود.
ج)مقایسه وضعیت موجود و نیازهای آینده سازمان
مرحله آخر ، به مقایسه احتیاجات نیروی انسانی سازمان در آینده ، وضعیت موجود سازمان پرداخته می شود نتیجه مقایسه از سه حالت خارج نیست:
1. تعادل نیرو:  یعنی موجودی نیرو با میزان مورد نیاز آینده سازمان برابری می کند در این جا اقداماتی نظیر توسعه و آموزش ، بهبود مهارت ها و افزایش توانمندی های نیروی انسانی در جهت حفظ تعادل صورت می گیرد.
2. کمبود نیرو:  یعنی موجودی نیرو کمتر از میزان مورد نیاز آینده سازمان است.در این حالت ، اقداماتی همچون کارمندیابی از منابع داخلی و خارجی و گزینش صورت می گیرد.
3. مازاد نیرو:  یعنی موجودی نیرو بیش تر از میزان مورد نیاز آینده سازمان است که در این صورت ، جهت تعدیل و کاهش نیرو اقداماتی مانند بازنشستگی زودرس، بازخرید، و کاهش ساعات کاری انجام می شود. (دو ماهنامه علمی _ پژوهشی دانشور رفتار ،شماره 11، دکترجیران محمدی و همکاران)
اهداف و مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی
1. کاهش هزینه نیروی انسانی با استفاده از پیش بینی کمبود و یا افزایش منابع انسانی و اصلاح وضعیت غیر متوازن ترکیب نیروها.
2. تدارک مبنا و اساس جهت برنامه ریزی آموزشی برای کارکنان.
3. بهبود فرایندهای برنامه ریزی شخصی.
4. تدارک ابزار لازم جهت ارزیابی موثر نیروی انسانی با توجه به اهداف و استراتژی های سازمان.
5. تعیین سیاست ها و خط مشی های جذب ، گزینش و آموزش نیروی انسانی مورد نیاز جهت نیل به اهداف و برنامه های سازمانی.
6. تطبیق فعالیت های مختلف پرسنلی با اهداف و استراتژی های سازمانی.(پژوهشنامه اقتصادی ، شماره 210، سید جلیل لاجوردی)

نتیجه گیری
نتایج به دست آمده نشان می دهد که مهمترین راهکارهای بهینه سازی برنامه ریزی نیروی انسانی عبارتند از: استاندارد سازی منابع انسانی، وضع قوانین برای جذب و نگهداری نیروی انسانی ، تطابق بودجه کارکنان با خط مشی های مالی سازمان،ارتقای کیفیت ، اصلاح نظام پرداخت حقوق منابع انسانی،تربیت نیروی انسانی متفکر و خلاق، بهبود و ساماندهی ساختار نیروی انسانی ، ایجاد فرصت های برابر آموزشی، بهبود مدیریت و توسعه نیروی انسانی ، برنامه ریزی تربیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان، پیش بینی میزان عرضه نیروی انسانی،حمایت حقوقی و قضایی از کارکنان، مشارکت کارکنان در برنامه ریزی نیروی انسانی ، توسعه تربیت بدنی و ارتقای سطح سلامت جسمی منابع انسانی ، کنترل و ارزیابی برنامه های نیروی انسانی،توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات. بنابراین به کارگیری این راهکارها به منظور بهینه سازی نظام برنامه ریزی نیروی انسانی توصیه می گردد.

منابع

]1[   نوین ، لعیا ; « مدیریت برنامه ریزی نیروی انسانی» . مجله محیط زیست و منابع طبیعی ، سنبله ،شماره 186 ، ص43 .
]2 [ لاجوردی ، سید جلیل ; «بررسی و تحلیل برنامه ریزی نیروی انسانی در سیستم بانکی کشور». پژوهشنامه اقتصادی ، شماره 207.
]3[ جهانیان ، رمضان ; «راهکارهای بهینه سازی برنامه ریزی نیروی انسانی آموزش و پرورش شهر تهران». دانش و پژوهش در علوم تربیتی – برنامه ریزی درسی ، دانشگاه آزاد اسلامی واحد خوراسگان (اصفهان)،شماره 24 ، زمستان 1388.
] 4[ میرسپاسی ، ناصر; « مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار» .تهران : میر، 1389. صص 6-7
] 5[ محمدی، جیران . آذر ، عادل . زارعی متین، حسن; « طراحی مدل برنامه ریزی نیروی انسانی برای بیمارستانهای آموزشی مورد مطالعه : بیمارستانهای آموزشی شهر اهواز». دوماهنامه علمی _ پژوهشی دانشور رفتار، دانشگاه شاهد ، شماره 11، سال دوازدهم، تیر 1384.
[6] Flippo .Edwin B. personnel management, sixth ed. New York: mc graw- hill book company, p: 128-132, 1984
[7] Decenzo & Robbins, Human Resources Management,chapter 4 ,1988
[8] Qunhong Tang  , George R. Wilson, Eugene Perevalov “An approximation manpower planning model for after-sales field service support ” , Computers & Operations Research  (2008) 35, p: 3479